Sistem Yaklaşımı ve ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi
Baba yorgun bir şekilde işten gelir, televizyonun karşısındaki koltuğa oturup gazetesini okumaya başlar. 6 yaşındaki oğlu babasının yanına gelir ve kendisiyle oyun oynamasını ister. Baba yorgun olduğunu ve bir saat kadar sonra oyun oynayabileceklerini söyler. Çocuk gider ama beş dakika geçmeden geri gelir ve “Baba bir saat oldu mu?” diye sorar. Baba, olmadığını söyler ve gönderir ama beş dakika kadar sonra tekrar gelince bu şekilde gazetesini rahat rahat okuyamayacağını anlar ve gazetedeki büyük bir dünya haritası resmini keserek parçalara ayırır, oğluna verir ve şöyle der: “Bak bu dünya haritası, bunu ne zaman birleştirirsen haber ver; o zaman oyun oynayalım.” Çocuk gider ve baba rahat bir nefes alır, herhalde birkaç saate kadar pes eder diye düşünmektedir. 10 dakika sonra oğlu geri gelip dünya haritasını birleştirdiğini söyleyince şaşırır ve gider bakar. Gördüklerine inanamaz ve oğlum herhalde bir dahi diye düşünmekten de kendini alamaz, çünkü yerde kesip parçaladığı dünya haritası doğru bir şekilde birleştirilmiş olarak durmaktadır. Oğluna nasıl yaptığını sorar ve şu cevabı alır: "Dünya haritası resminin arkasında bir insan resmi vardı; onu birleştirince dünya birleşti."

Bu hikayeyi ilk duyduğumda şu sözlerle bağlamıştı anlatan kişi : "İnsan düzgün olursa, dünya da düzgün olur."

Güzel bir söz var: “Doğruluğundan emin olduğum şeylere bile tekrar dönüp bakmam gerektiğini öğrenecek kadar çok yaşadım.” diye, henüz o kadar yaşamadım belki ama yine de bazı şeyleri tekrar gözden geçiriyorum. Bu hikayeye tekrar baktığımda da anlatan kişinin son cümlesinin aslında doğru bir cümle olduğu ama hikayeyle bağlantısının zayıf olduğu sonucuna vardım. Hikayede yapılacak ufak bir değişiklik bu zayıf bağlantının da yok olmasına neden olacaktır. Şöyle ki çocuk şu cevabı da verebilirdi mesela “Dünya resminin arkasında araba resmi vardı, arabayı birleştirdim dünya birleşti.” Aynı mantıkla gidilirse de, arabalar düzgün olursa dünya düzgün olur gibi bir çıkarım yapmak gerekecekti ve bu cümlenin doğru olmadığı ise çok açık.

Benim bu hikayeden çıkardığım sonuç ise şu: Maharet kompleks bir resmin arkasına -dünya haritası gibi- daha kolay anlaşılır -insan resmi gibi- basabilmek yani dünya kadar büyük ve kompleks meseleleri 6 yaşında bir çocuğun bile anlayıp gerekeni yapabileceği bir seviyeye indirebilmektir.

Hele ki globalleşmenin, değişimin, karmaşıklığın her geçen gün biraz daha hızlandığı; hayatımızı kolaylaştırması için geliştirilen bir çok yeni teknolojinin kendine has problemleri de beraberinde getirdiği günümüzde bu durum daha da büyük önem arz etmektedir. Mesela gelişen bilgisayar ve internet teknolojileri iş hayatımızdaki bir çok şeyi kolaylaştırırken kullanılmak zorunda kalan bir çok farklı program ve veri tabanlarının doğru bir şekilde haberleşebilmesini sağlamak üst düzey bilgisayar bilgisi gerektirmektedir. Neticede her geçen gün iş dünyasında eğitim seviyesi biraz daha yüksek elemanlara ihtiyaç duyulmakta; toplumun eğitim seviyesi aynı oranda hızlı yükselemediği için de çeşitli pozisyonlarda bu ihtiyacın karşılanabilmesi mümkün olamamaktadır.

Şirket olarak lojistik sektöründeki bu ihtiyacı karşılayabilmek için okul açarak ileriye yönelik daha donanımlı nesiller yetiştirmek çok yerinde bir politika olmakla birlikte tek başına yeterli olmayacağı aşikardır. Bu nedenle kendi iş yapış şekillerimizi sadeleştirebilmeli, elimizdeki yetişmiş insan kaynağıyla daha fazla iş yapabilmek için işlerimizi standartlaştırmalı ve yanlışlarla, hatalarla uğraşmak durumunda kalmamak için ilk seferinde doğru işin yapılabilmesini sağlayacak bir sistem geliştirebilmeliyiz. Şu anda yürütülmekte olan ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi çalışmaları iş yapış şekillerinin standart hale getirilebilmesi için fevkalade önem arz etmektedir.

Bu çalışmalar yürütülürken dikkat edilmesi gereken en önemli husus uygulanma imkanı bulamayacak olan ya da aslında uygulanabilecekken gözden kaçan birkaç ufak detay nedeniyle uygulanmayacak olan prosedürlerin, talimatların -ne kadar iyi bir şekilde hazırlanmış olurlarsa olsunlar- hiçbir katma değer sağlamayacak olduğu gerçeğidir.

İç tetkikçi eğitimi sırasında bir arkadaşım “Ben bunlara inanmıyorum, bunlar boş şeyler.” demişti. Kendisine ve görüşlerine değer verdiğim bu arkadaşın bu fikrine katılmam ise pek mümkün olmadı, çünkü güzel bir makas ve güzel bir kumaştan güzel bir elbise çıkmama ihtimali olması güzel bir elbise için kaliteli kumaş ve iyi işçilik gerektiği gerçeğini değiştirmez. Yani Türkiye’de firmalar genelde sadece belge sahibi olmak için bir takım prosedürler, talimatlar hazırlıyorlar ve uygulamaya koymadıkları bu belgelerden artı bir değer sağlayamıyorlar diye Sistem Düşüncesinin ve Sürekli İyileştirme fikrinin işe yaramaz şeyler olduğu fikrini kabul etmem gerekmiyor.

Dünya üzerinde yukarıdaki fikirleri başarıyla uygulamış olan birkaç firmaya yakından bakmamız yerinde olur:

1. Microsoft: Dünyaya kazandırdığı en önemli yenilik Windows ve Office programları. Ürünün en önemli özelliği kullanıcı dostu olacak şekilde dizayn edilmiş olması; arkada çalışan karmaşık kod dizilerine rağmen kullanıcıların üst düzey bilgisayar bilgisine sahip olmasının gerekmemesi. (Dünya resmi arkasına insan resmi)

2. McDonalds: Gerçekleştirdiği en önemli farklılık dünyanın neresine giderseniz gidin aynı standartlarda hazırlanmış olan ürünleri, aynı standartlarda hizmetle müşterilerine sunabilmesidir. (Şöyle düşünün her gidişinizde farklı lezzette bir hamburgerle karşılaşacağınız, ya da her gidişinizde farklı bir hizmetle karşılaşıp ne yapmanız gerektiğini şaşıracağınız bir yer olsaydı yine aynı başarıyı yakalaması mümkün olur muydu? Çalışanlarının % 70-80’inin 18-25 yaş arası gençlerden oluştuğu düşünülürse senede 4.3 milyar dolar ciro çok iyi bir rakam olsa gerek. Gündelik hayatlarında ekserisi doğru dürüst yemek yapmasını bilmeyen bu gençlerin böylesine bir ciro çevirebilmeleri nasıl mümkün oluyor peki...(dünya resminin arkasına insan resmi)

Aslında kolay bir şeyden değil kolaylaştırmaktan, “Kolaylaştırın, güçleştirmeyin; müjdeleyin, nefret ettirmeyin.” düsturuyla hareket etmekten bahsediyorum. “Şüphesiz her zorlukla beraber bir kolaylık vardır.” anlayışıyla sonradan bir çok sıkıntıyla uğraşmaktansa baştan işi sıkı tutmaktan, Hz. Mevlana’nın “Ne kadar bilirsen bil, söylediklerin karşındakinin anladığı kadardır.” diye özetlediği incelik nedeniyle söz söylerken karşımızdakileri hesaba kattığımız gibi iş yaparken de tüm muhataplarımızı –çalışanlarımızı, müşterilerimizi, tedarikçilerimizi...- hesaba katmaktan bahsediyorum.

İsa Karakurt  Önce Kalite Dergisi Nisan 2007